Frequently Asked Questions
Was ist EDI?
EDI (electronic data interchange) nennt man den elektronischen Datenaustausch zwischen zwei betriebswirtschaftlich unabhängig voneinander agierenden Entitäten, beispielsweise zwei Unternehmen.
Was ist EDI nicht?
Die EDI-Nachricht ist keine E-Mail. Das Design mag zwar manchmal an einen typischen E-Mail-Client erinnern, doch es werden nicht dieselben Arbeitssysteme und auch nicht dieselben Kommunikationsprotokolle verwendet.
Wer empfängt EDI?
EDI-Nachrichten werden nicht an Personen, sondern an Maschinen übermittelt. Deshalb ist die Form, die der Empfänger erhalten soll, in der eigenen Datenstruktur der Nachricht enthalten. Vergessen Sie E-Mails an Kunden oder Lieferanten, versenden Sie stattdessen direkt aus Ihrem System.
Wozu EDI?
Ohne, dass ein menschlicher Arbeitsschritt nötig ist, kommunizieren Sendersystem und Empfängersystem vollautomatisch miteinander.
Unternehmen verschwenden keine wertvolle Arbeitskraft mehr auf das repetitive und langweilige manuelle Erfassen von Belegen. Damit sind sie in der Lage, ihren qualifizierten Mitarbeitern einen attraktiven Arbeitsplatz anzubieten.
Wenn sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess.
Was bedeuten eigentlich die Kürzel X.400, AS2, AS4 und OFTP?
Bei X.400, AS2, AS4 und OFTP bzw. OFTP2 handelt es sich um Übertragungsprotokolle. Es geht dabei ausschließlich um die Frage, wie Ihre EDI-Dateien von A nach B transportiert werden, also auf welchem Wege die EDI-Dateien transferiert werden. X.400, AS2, AS4 und OFTP(2) sind folglich keine Datenformate.
Alle/Archivierung/E-Rechnung/Expertise/Preis/Service/Sicherheit/Standort/Support/Transparenz/Verarbeitungszeit/Vorteile/Wie gehts los?/
Wissen Sie eigentlich was Sie tun?
Wir können, trotz kurzer Firmengeschichte, über unsere Mitarbeiter verteilt auf über 35 Jahre internationale Branchenerfahrung zurückschauen.
Woher kommt primeXchange und sind ihre Serviceleistungen ausgelagert?
Unser Unternehmen wurde in Deutschland gegründet und jegliche Entwicklung wird hier von unseren Teams durchgeführt. Auch der Support & unsere Server befinden sich in Deutschland. Wir lagern bewusst keine unserer Tätigkeiten Near- oder Offshore aus.
Wo stehen ihre Server?
Unsere Server stehen in einem professionellen Datencenter in Frankfurt, natürlich Klimageregelt und mit Zugangskontrolle. Das heißt Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt Deutschland und unterliegen damit deutschem Datenschutz.
Sind die Server rund um die Uhr verfügbar?
Ja, unser Service ist rund um die Uhr verfügbar. Unsere garantierte und vertraglich zugesicherte Verfügbarkeit liegt bei 99%. Somit liegt die potenzielle Ausfallzeit bei 7,2h pro Monat. In Realität übertreffen wir diese Zusage um Längen, da wir in unserem bisherigen bestehen eine Verfügbarkeit von mehr als 99,9% vorweisen können.
Haben Sie einen 24h Support?
Unsere Systeme werden 24/7 auf Verfügbarkeit geprüft und im Falle eines Ausfalls auch an Wochenenden oder in der Nacht repariert. Auch die reibungslose Übertragung Ihrer Daten ist rund um die Uhr gewährleistet. EDI-Supportanfragen beantworten wir Werktags von 8-18 Uhr.
Sind meine Geschäftsdaten bei Ihnen sicher?
Um schädlichen Sicherheitsverletzungen vorzubeugen und entsprechend reagieren zu können werden u.a. dedizierte Firewalls, Intrusion Detection Systems (IDS) und Intrusion Prevention Systems (IPS) eingesetzt. Weiterhin sorgt eine strikte Trennung von öffentlich erreichbaren Systemen (Gateways) und datenverarbeitenden Systemen (alle in einer „demilitarized zone“ ohne direkten Internetzugang) für eine Incident-Prevention, Incidident-Detection und im schlimmsten Fall für eine Incident-Response in kürzester Zeit.
Selbstverständlich setzen wir in all unseren Systemen höchste Anforderungen an Login-und Authentication-Prozesse verbunden mit entsprechenden Logging- und Reporting-Konzepten. Gerne können Sie über Securityfragen mit unseren Technikern fachsimpeln, sie lieben es.
Wie lange dauert die Verarbeitung von gesendeten Dokumenten?
Die Verarbeitungszeit ist definiert als Zeit, die die Nachricht nach Empfang durch den Eingangskanal bis zur Übergabe an den Ausgangskanal benötigt. Die vereinbarte maximale Verarbeitungszeit der primeXchange-CONNECT™-Plattform beträgt 60 Minuten. Diese ist abhängig von der Dateigröße, Umfang der nötigen Prozesse und enthaltener Prozesslogik. Die tatsächliche Verarbeitungszeit bei Standard-Prozessen sollte wesentlich geringer ausfallen und im Schnitt unter 5 Minuten liegen.
Archivieren Sie unsere Daten?
Ja und Nein. Die ein- und ausgehenden Belege bleiben auf unserem Server für 30 Tage archiviert und werden dann automatisiert gelöscht. Sollten Sie eine dauerhafte Sicherung Ihrer Daten wünschen oder benötigen, so können Sie diesen Service über eines unserer Partnerunternehmen abschließen und wir kümmern uns um die Weiterleitung in dieses Langzeitarchiv.
Bezahle ich für jeden Beleg, den ich sende?
Nein. Unser Service besteht aus einem Flatrate-Angebot. Dieser ist immer am Ende des Monats (nach geleisteter Arbeit) zu bezahlen, richtet sich aber weder nach Datenvolumen noch Datenmenge. Daher gibt es am Ende des Monats auch keine bösen Überraschungen.
Ist Ihr Service teuer?
Nein. Der Nutzen und die Kostenersparnis werden den Preis für unseren Service um ein Vielfaches übersteigen.
Was bringt unserem Unternehmen Ihr Service (EDI)?
Durch den Umstieg auf EDI können Sie Geschäftsprozesse mit Ihren Geschäftspartnern automatisieren. Viele Dinge die im Moment zu Ihrem täglichen Geschäft gehören werden somit automatisch bei vollem Überblick durchgeführt. So schaffen Sie Ihren Mitarbeitern wieder Zeit, die sonst mit administrativen Tätigkeiten oder Dateneingabe verbracht werden würde. Es gibt gute Gründe warum fast alle Konzerne EDI nutzen und ihren Partner gar vorschreiben es auch zu nutzen.
Woher weiß ich, ob meine Daten bei meinem Geschäftspartner ankommen?
Hierfür steht Ihnen jederzeit unser kostenloses Monitoring-Tool „Nexus“ zur Verfügung. Durch den Zugang zum Nexus erhalten sie einen Überblick über alle übertragenen Belege. Alles was Sie dafür benötigen ist ein aktueller Web-Browser (z.B. Edge, Firefox, Chrome, Safari).
Was muss ich tun, um Ihren Service zu benutzen?
Nicht schüchtern sein und einfach melden, wir sind nur selten schlecht gelaunt.
Worin besteht der Unterschied zwischen einer strukturierten und einer unstrukturierten Rechnung?
Eine strukturierte Rechnung ist nicht:
- DOC
- JPG
- Papier
- etc.
Es ist eine Datei in einer maschinenlesbaren Form, wie beispielsweise die Formate die den neuen Richtlinien zur E-Rechnungskonformität entsprechen. Sie kann automatisch von Rechnungssystemen verarbeitet werden, wie z.B.:
- JSON
- XML
- UBL
- IDOC
- EDIFACT
- ANSI X12
Ist primeXchange ein PEPPOL Access Point?
Ja, primeXchange ist ein PEPPOL Access Point und die angebotenen Lösungen entsprechen den PEPPOL-Spezifikationen. Dementsprechend ist primeXchange in der Lage, seine Kunden an das PEPPOL-Netzwerk anzubinden und ihnen den schnellen Austausch von E-Rechnungen mit anderen Benutzern des Netzwerks zu ermöglichen.
Unterstützt Ihre E-Invoicing-Lösung alle möglichen Rechnungsformate?
Ja. Unsere E-Invoicing-Lösung akzeptiert in den Eingangs- und Ausgangskanälen alle Arten von Rechnungen: Papier, elektronisch, PDF usw. Die verschiedenen Rechnungsformate können in das Format umgewandelt werden, mit dem die Partner unserer Kunden arbeiten. Große Lieferanten bevorzugen in ihrer Kommunikation häufig digitale Formate wie EDIFACT und XML, während kleinere Lieferanten für die elektronische Kommunikation eher andere Lösungen nutzen.
Ist es möglich, elektronische Rechnungen über EDI zu senden und komplett auf Papierrechnungen zu verzichten?
Ja. In den meisten europäischen Ländern ist es gesetzlich gestattet, Papierrechnungen durch ihr elektronisches Pendant zu ersetzen. Dies gilt insbesondere in der EU, wo die Richtlinie 2010/45/EU des Rates in Kraft ist und die meisten Länder ihre Gesetzgebung entsprechend angepasst haben.
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