E-Invoicing und Peppol in den Niederlanden
In den Niederlanden startete bereits 2009 das erste Projekt für die E-Rechnungseinführung für öffentliche Ämter und deren Lieferanten. Somit wurden innerhalb von 2 Jahren bis zum 01.01.2011 viele niederländische Unternehmen mit der E-Rechnung vertraut gemacht.
Die Niederlande ist auch eines der ersten europäischen Länder welches der EU-Richtlinie 2014/55/EU gefolgt ist und die E-Rechnung verpflichtend für alle Lieferanten öffentlicher Einrichtungen (B2G) Stück für Stück eingeführt hat. Zunächst sind Lieferanten zentraler öffentlicher Stellen in die Pflicht genommen wurden (01.01.2017) und seit April 2019 sind alle weiteren öffentlichen Stellen dazu verpflichtet eine E-Rechnung empfangen und verarbeiten zu können.
Lieferanten dezentraler öffentlicher Stellen müssen erst zwingend eine E-Rechnung erstellen, sofern ihr Vertrag nach 2021 geschlossen wurde. Für bestehende Verträge die vor 2021 geschlossen wurden gilt vorerst noch, dass die E-Rechnungsstellung freiwillig genutzt werden kann.
Für eine B2B-Pflicht gibt es derzeit noch keine gesetzte Frist, allerdings werden sich die Niederlande, als EU-Land, auch an dem VIDA-Zeitraum orientieren, der eine E-Invoicing- als auch E-Reporting-Pflicht für ganz Europa bis 2028-2030 vorsieht.
Die nationale E-Invoicing-Plattform Digipoort konvertiert automatisch zwischen niederländischen Formaten und dem interoperablen Standard Peppol, dies macht Peppol zur ersten Wahl bei der Thematik E-Rechnung in den Niederlanden. Im Jahr 2023 wurde zudem bekanntgegeben, dass man an einem Projekt für die Einführung der E-Bestellung über Peppol arbeitet.
Das Peppol 4-Ecken Modell
Wie genau funktioniert der Versand von E-Rechnungen in den Niederlanden?
In den Niederlanden sind Sie mit dem Peppol-Netzwerk auf der sicheren Seite. Die nationale Plattform Digipoort ist bereits komplett an das Peppol-Netzwerk angebunden, sodass E-Rechnungen versendet und empfangen werden können. Hierbei werden die Rechnungen automatisch auf den nationalen Standard NLCIUS konvertiert und an die entsprechenden öffentlichen Ämter versendet. Zuständig für die Umsetzung und Einhaltung des Peppol-Standards ist die NPA (niederländische Peppol Authority). Bereits seit 2019 sind 95% der öffentlichen Einrichtungen dazu in der Lage E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Peppol
Mit Peppol sind Sie auch bei den Niederländern auf der sicheren Seite. Bereits jetzt ist Ihre nationale E-Invoicing-Infrastruktur für Versand und Empfang mit dem Peppol-Netzwerk verbunden. In Zukunft plant man die nationale Formaterweiterung "NLCIUS" an den europäischen Standard Peppol BIS anzugleichen, wie bei der XRechnung in Deutschland. Um das Peppol-Netzwerk nutzen zu können, müssen Sie sich mit einem Peppol Access Point (AP) verbinden.
Digipoort
Die Digipoort-Plattform wird bereits seit 2009 zur Verfügung gestellt und seitdem stetig technisch erweitert. Inzwischen ist diese auch zu 100% an Peppol für Empfang und Versand angebunden. Für Unternehmen, die das Peppol-Netzwerk aktuell noch nicht nutzen wollen, ist es möglich eine direkte API-Schnittstelle zu Digipoort einzurichten und somit einen automatisierten Versand von E-Rechnungen an zentrale öffentliche Stellen einzuführen.
Online Plattform
Je nachdem ob ihr Parter einer zentralen oder nicht zentralen öffentlichen Einrichtung angehört, stellt ihr öffentlicher Partner bei Lieferaten ohne EDI-Fahigkeit eine Online-Plattform für den manuellen digitalen Versand zur Verfügung.
E-Mail (in Ausnahmefällen)
Bei nicht zentralen öffentlichen Einrichtungen können Sie zudem aktuell auch noch Ihre XML-Rechnungen per E-Mail verschicken. Da es sich dabei um einen nicht verschlüsselten Übertragungsweg handelt, ist davon auszugehen, dass der direkte E-Mail-Kanal als Übergangslösung angesehen werden kann.
Welche Formate werden in den Niederlanden akzeptiert?
Da die Niederländer bereits vor der EU-Richtlinie 2014/55/EU die E-Rechnung eingeführt haben, konnten sich auch für entsprechende Anwendungsfälle verschiedene Formaterweiterungen national durchsetzen:
Peppol BIS
Die Niederländer haben eine eigene Peppol Authority und die nationale E-Invoicing-Plattform Digipoort bereits zu 100% an Peppol angebunden. 2023 wurde ein Projekt für E-Bestellungen über Peppol gestartet. Die Niederlande bestrebt laut der EU eine Angleichung des nationalen NLCIUS (Erweiterung des europäischen Standards EN16931) an das Peppol BIS-Format.
NLCIUS EN13931
Der Niederländische Standard NLCIUS, ist eine Erweiterung des europäischen Standards EN16931. Als CIUS geht er auf nationale Anforderungen ein, versucht aber möglichst geringe Übersetzungaufwände im Vergleich zum europäischen Standard zu schaffen. Der NLCIUS hat seit 2021 weitesgehend den SI-UBL- als auch UBL-OHNL-Standard abgelöst. Aktuell plant man den NLCIUS noch näher an das Peppol BIS Format anzugleichen.
SETU
Auf XML-basierender Standard. Speziell für die Wirtschaft rund um Zeitarbeitskräfte in den Niederlanden entwickelt worden.
SI-UBL
Standard, welcher von Simplerinvoicing verwendet wurde. Inzwischen wird man hier direkt zur Peppol-Authority der Niederlande weitergeleitet.
UBL-OHNL
Basiert auf UBL (Universal Business language). Findet Anwendung bei Waren und Dienstleitungen, die nicht von Zeitarbeitskräften erbracht werden.
Ein Praxisbeispiel: Über Peppol eine Rechnung nach Niederlande senden
Wenn Sie mit einem ERP-System wie z.B. Microsoft Navision, SAP oder weiteren arbeiten, werden Ihre Dokumente (z.B. Rechnungen) vollautomatisch aus Ihrem ERP-System in das von Ihren Partnern geforderte Peppol BIS-Format konvertiert und können anschließend direkt per Peppol weiter an Ihre Auftraggeber verschickt werden. Damit Sie Ihre Rechnungsdaten ordnungsgemäß archivieren können, werden diese zudem automatisch an Ihr System zurückgesendet, alternativ können wir Ihnen auch für die Archivierung Lösungen bieten.
Wichtig: Ähnlich funktioniert das ganze auch, wenn Sie aktuell noch mit PDF-Rechnungen oder eigenen sog. Insellösungen arbeiten – wir richten eine Schnittstelle zu Ihrem System ein und kümmern uns darum, dass Ihre Daten im geforderten Format Ihre Partner effizient und sicher erreichen - unabhängig von Ihrem bevorzugten Übertragungskanal.
Unsere Digibridge lässt sich individuell auf Ihre Kundenbedürfnisse anpassen!
Haben Sie fragen rund um den Versand oder Empfang Ihrer Rechnungen oder auch Bestellungen in die Niederlande? Sprechen Sie uns gerne darauf an!
Als zertifizierter Access Point Provider sind wir Ihre EDI-Schnittstelle und übernehmen Ihre Anbindung an die Community.
Sprechen Sie uns gerne direkt darauf an, unsere Mitarbeiter stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
