Was ist eine Leitweg-ID und wieso brauche ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine persönliche Kennnummer, die den Versandweg beschreibt und jeweils einer spezifischen deutschen öffentlichen Entität zugeordnet werden kann. Bei der Leitweg-ID handelt es sich also um eine spezielle Identifikationsnummer, bei welcher der Teil "Leitweg" namensgebend für die Zuordnung der Adressierung ist.
Sie ist in ihrer Funktionsweise ein wesentlicher Bestandteil einer modernen gesicherten Kommunikation und Authentifizierung. Genutzt wird die Leitweg-ID innerhalb der XRechnung und ähnelt in der Funktionsweise sehr der Peppol-ID.
Wichtig jedoch: Leitweg-ID ≠ Peppol-ID.
Technikwissen: Bei der Leitweg-ID handelt es sich um eine spezielle Identifikationsnummer. Alle Nummern, die im dazugehörigen Verzeichnis hinterlegt sind, haben den gleichen Aufbau. Sie setzen sich aus Grob- und Feinadressierung zusammen und besitzen eine Prüfziffer. Die Grobabdressierung kann zwei bis zwölf Stellen umfassen, für die Feinadressierung sind sogar bis zu 30 Stellen vorgesehen. Damit können alle öffentlichen Einrichtungen, die eine XRechnung erhalten, über die Nummer konkret zugeordnet und von den damit verknüpften Systemen identifiziert werden.
Leitweg-ID zur sicheren Adressierung und Weiterleitung elektronischer Rechnungen
Immer häufiger werden Rechnungen papierlos verschickt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Rechnungen befinden sich schneller beim Empfänger, Kosten werden reduziert und Ressourcen geschont. Außerdem leistet die papierlose Rechnung einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Die XRechnung kann durch die Leitweg-ID automatisch an die Rechnungsbearbeitungssysteme adressiert und weitergeleitet werden. (Hierbei folgt sie neusten Verschlüsselungstechnologien (Methoden) und sorgt somit für eine besonders sichere, automatisierte Kommunikation.)
Woher bekomme ich die Leitweg-ID meiner Geschäftspartner?
Im B2B-Kontext erhalten Sie die ID des Empfängers (zumeist die Umsatzsteuer-ID oder GLN) während des Prozesses eine XRechnung zu erstellen (unabhängig davon, ob Invoicing/EDI Service Provider, wie primeXchange, das für Sie erledigen oder Sie im eigenen Unternehmen eine Abteilung für EDI haben) und tragen sie dann in das entsprechende Feld der XRechnung ein - "Buyer Reference (Attribut BT-10 der EN 16931-1)". Um an die Leitweg-ID ihrer Partner zu gelangen, können Sie sich direkt an diese Einrichtungen oder Ihren jeweiligen Service Provider wenden und sollten hierbei Auskunft über deren Leitweg-ID erhalten.
Ebenso verhält es sich bei Land und Bund, sollte einer Ihrer Partner/Kunden sie dazu auffordern in Zukunft XRechnungen einzureichen, so sollte er Ihnen im Aufforderungsschreiben auch die eigene Leitweg-ID mitgeteilt haben.
Wie funktioniert die Leitweg-ID und wo wird sie angegeben?
Die bis zu zwölf Stellen umfassende Grobadressierung umfasst Zahlenkürzel für Bundesland, Regierungsbezirk, Landkreis und Gemeinde. Während der Landkreis immer mit zwei Stellen angegeben wird, sind für die Gemeinde bis zu sieben Stellen vorgesehen. Jedes Bundesland hat in der Leitweg-ID eine eigene Kennzahl. So steht 01 beispielsweise für Schleswig-Holstein und 03 für Niedersachsen. Das Kürzel 99 bezieht sich direkt auf den Bund. Hier wird genauer differenziert zwischen
- 991 für die unmittelbare Bundesverwaltung, bei der der Rechnungsempfang über die ZRE erfolgt,
- 992 für ein Bundesland oder die mittelbare Bundesverwaltung, die Rechnungen über die OZG-RE empfängt und
- 993, wenn die mittelbare Bundesverwaltung beim Rechnungsempfang auf eigene elektronische Lösungen setzt.
Durch die Leitweg-ID kann eine XRechnung automatisch an die Freigabe- und ERP-Systeme, die in den Bundesverwaltungsbehörden eingesetzt werden, weitergegeben werden. Das spart Zeit und sorgt für eine schnellere Bearbeitung. Generell muss die Identifikationsnummer immer im Käuferreferenz-Feld eingetragen werden. Hierbei handelt es sich um eine Pflichtangabe, ohne die eine Übermittlung der Rechnung nicht möglich ist.
Neues & Wichtiges: Die veraltete Nummer 9905 wurde hierzulande durch 0204 ersetzt. Die KoSIT hat den Präfix "0204" für die Leitweg-ID bereits in der International Code Designator Liste (kurz ICD) registriert.
Verwendung der Leitweg-ID ist Pflicht
Unternehmen, die an einen öffentlichen Auftraggeber, der zudem der Bundesverwaltung angehört, eine Rechnung stellen, sind dazu verpflichtet, die Leitweg-ID anzugeben. Es wird bei einer "Aufforderung zur XRechnung" immer die Identifikationsnummer der jeweiligen Behörde beziehungsweise des Auftraggebers genannt. Die Unternehmen (Sender), die die Rechnung selbst stellen, brauchen keine eigene Leitweg-ID. Die Vergabe der Identifikationsnummer erfolgt immer, bevor die jeweiligen öffentlichen Auftraggeber schließlich an die nationalen Plattformen angeschlossen werden. Über diese Plattformen (OZG-RE & ZRE) lässt sich der Rechnungseingang dann schnell und unkompliziert bearbeiten. Generell hat jeder, der an der Bundesverwaltung angeschlossenen Rechnungsempfänger, wenigstens eine Leitweg-ID.
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