E-invoicing und Peppol in Schweden
Schweden gilt im europäischen Raum als Vorreiter für E-Invoicing. Bereits 2008 wurde verpflichtendes E-Invoicing für die zentrale öffentliche Verwaltung eingeführt und anschließend 2019 auf alle öffentlichen Einrichtungen und deren Lieferanten ausgeweitet, hiermit folgt Schweden der europaweit geltenden Norm 2014/55/EU. Für private Unternehmen ohne geschäftliche Beziehung mit öffentlichen Einrichtungen (B2B/B2C) bleibt die elektronische Rechnungsstellung vorerst freiwillig. Man rechnet mit einer baldigen Verpflichtung für den B2B-Bereich, auf Basis der Anforderungen des europäischen VIDA-Vorschlages. Der schwedischen Regierung wurde bereits ein entsprechender Antrag im Februar 2023 vorgelegt.
Ähnlich wie Norwegen hat sich Schweden bereits früh für das "Peppol-Projekt" stark gemacht: so ist das nationale Format Sveafaktura strukturell sehr nahe an dem Peppol BIS-Standard und die Schweden haben eine beinahe 100%ige Anbindung ihrer nationalen E-Invoicing-Infrastruktur an das Peppol Netzwerk geschaffen. Das altgediente Format Svefaktura BIS 5A 2.0 (2014 Version) weicht hier gegenüber dem internationalen Standard Peppol BIS 3.0. In Folge können Unternehmen weltweit die meisten Wirtschaftsteilnehmer in Schweden über das Peppol-Netzwerk erreichen.
Zuständig für die Umsetzung der Digitalisierungsprojekte ist die Agentur für digitale Verwaltung (DIGG), sowie die Steuerbehörde Skatteverket.
Das Peppol 4-Ecken Modell
Wie genau funktioniert der Versand von E-Rechnungen innerhalb und nach Schweden?
Grundsätzlich nutzt Schweden heutzutage in Sachen E-Rechnung die Möglichkeiten der Peppol-Infrastruktur.
Das bedeutet, dass sich Rechnungssender als auch Rechnungsempfänger mit einem Peppol-Dienstleister Ihrer Wahl verbinden müssen, dieser kümmert sich um rechtliche Compliance und den sicheren Versand und Empfang Ihrer Rechnung über das Peppol Netzwerk. Ihr Peppol-Anbieter übernimmt auch die Registrierung im SMP-Register und sollte problemlos zwischen dem nationalen Format Sveafaktura und Peppol BIS konvertieren können, da sich die Formate im Aufbau sehr ähnlich sind. Das SFTI übernimmt hierbei als Peppol Authority die Akkreditierung und Organisation der schwedischen Peppol Access Points, ähnlich der KoSIT in Deutschland.
Zusammengefasst: die Übertragungswege einer E-Rechnung und weiteres Wissenwertes
EDI-Verbindungen
Genau wie für den Rest der Welt gilt, dass wir jederzeit Punkt-zu-Punkt-Verbindungen zu Ihren Geschäftspartnern bauen können, ebenso ist es möglich Ihre Dokumente über ein VAN-Netzwerk an Ihre Geschäftspartner zu senden. Um Kosten zu sparen und international interoperabel zu agieren empfehlen wir Ihnen das Peppol-Netzwerk.
Peppol-Dienstleister
Peppol ist die erste Anlaufstelle für E-Rechnungen in Schweden. Das es sich um ein öffentliches Netzwerk handelt, sind die Kosten für Übertragungen deutlicher geringer als bei VAN-Netzwerken. Zudem sind Sie dadurch nicht nur an Schweden, sondern auch an 50+ weitere Länder angebunden. Ein Unternehmen, welches über Peppol seine Dienste anbietet, bezeichnet man als Peppol Access Point (Peppol AP).
Peppol-Netzwerk
Das Peppol Netzwerk bietet die Architektur um sicher E-Rechnungen und weitere Dokumente von A nach B zu senden. Über das Netzwerk, welches technisch gesehen aus der doppelten Prüfung seitens Sender und Empfänger besteht (4-Ecken Modell, bekannt aus der Telekommunikationsbranche), können digitale Geschäftsprozesse weltweit rechtskonform und sicher ausgetauscht werden.
SFTI
Sveafaktura-Format
Nationales E-Rechnungsformat. Strukturell ähnelt es sehr dem Peppol BIS-Format, was eine gegenseitige Konvertierung erleichtert. Heutzutage findet Sveafaktura nahezu ausschließlich zwischen schwedischen Unternehmen Einsatz. Grenzüberschreitend wird das Peppol BIS Format genutzt und seit 2019 sind öffentliche Einrichtungen dazu verpflichtet für Einkäufe das Peppol-Netzwerk zu nutzen.
Ein Praxisbeispiel: Über Peppol eine Rechnung nach Schweden senden
Wenn Sie mit einem ERP-System wie z.B. Microsoft Navision, SAP oder weiteren arbeiten, werden Ihre Dokumente (z.B. Rechnungen) vollautomatisch aus Ihrem ERP-System in das von Ihren Partnern geforderte Peppol BIS-Format konvertiert und können anschließend direkt per Peppol weiter an Ihre Auftraggeber verschickt werden. Damit Sie Ihre Rechnungsdaten ordnungsgemäß archivieren können, werden diese zudem automatisch an Ihr System zurückgesendet, alternativ können wir Ihnen auch für die Archivierung Lösungen bieten.
Wichtig: Ähnlich funktioniert das ganze auch, wenn Sie aktuell noch mit PDF-Rechnungen oder eigenen sog. Insellösungen arbeiten – wir richten eine Schnittstelle zu Ihrem System ein und kümmern uns darum, dass Ihre Daten im geforderten Format Ihre Partner effizient und sicher erreichen - unabhängig von Ihrem bevorzugten Übertragungskanal.
Unsere Digibridge lässt sich individuell auf Ihre Kundenbedürfnisse anpassen!
Haben Sie fragen rund um den Versand oder Empfang Ihrer Rechnungen oder auch Bestellungen nach Schweden? Sprechen Sie uns gerne darauf an!
Als zertifizierter Access Point Provider sind wir Ihre EDI-Schnittstelle und übernehmen Ihre Anbindung an die Community.
Sprechen Sie uns gerne direkt darauf an, unsere Mitarbeiter stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
