Der E-Rechnungsgipfel 2023 in Berlin - ViDA und die rasanten Entwicklungen für E-Invoicing in Deutschland.

Der E-Rechnungsgipfel ist das wichtigste Event rund um digitalen Datenverkehr innerhalb Deutschlands. Lernen Sie mehr über die aktuellen Entwicklungen in Deutschland und seinen Nachbarländern.

Der diesjährige E-Rechnungsgipfel war ein ganz Besonderer. „Der spannendste E-Rechnungsgipfel seit Jahren!“ So das Resümee des Moderators des E-Rechnungsgipfels in Berlin. Das Event, bei dem sich Branchenführer im Bereich Datenverkehr, Sicherheit und digitaler Infrastruktur, sowie öffentliche Vertreter zum Thema Datenflüsse, Steuerrecht & Verwaltung vom 12. bis 13. Juni in Berlin treffen, hatte in diesem Jahr ein Kernthema: der Ende 2022 von der Europäischen Kommission vorgestellte Vorschlag ViDA.

Vat in the Digital Age - beinhaltet eine Reihe von Vorschlägen, um in der EU ein einheitliches Mehrwertsteuermeldesystem zu integrieren. Obwohl Deutschland als größter Wirtschaftsmotor der EU eine wichtige Rolle in dieser Entscheidung einnimmt, sind wir im Bereich digital Reporting und B2B-Rechnungsstellung noch nicht so weit vorangeschritten wie viele unserer EU-Nachbarländer (Italien, Frankreich, Spanien, Norwegen, Dänemark, Luxemburg, Polen, Rumänien usw.). Was jedoch auf dem Gipfel deutlich wurde, ist dass Deutschland in Zukunft eine aktivere Rolle für die Umstellung auf E-Invoicing in Angriff nimmt und auch muss. Denn bereits ab dem 01.01.2028 möchte man ein europaweites einheitliches Mehrwertsteuermeldesystem implementiert haben, dies gilt für Deutschland wie alle weiteren EU-Länder.

Vorschlag des BMF zur Einführung von B2B-E-Invoicing in Deutschland

Das Bundesministerium für Finanzen hat sich in den letzten Monaten intensiv mit Vertretern der Privatwirtschaft und des Verbandes für elektronische Rechnung (kurz. VER) ausgetauscht und besprochen und möchte zum 01.01.2025 einen Vorschlag für verpflichtendes B2B-E-Invoicing in Deutschland abgeben. Ein gewaltiger Schritt für unsere Infrastruktur, wenn man bedenkt, dass wir im Bereich B2G noch derzeit nicht vollends auf die elektronische Rechnung umgestellt haben - derzeit ist die XRechnungsstellung noch lediglich an den Bund und in einigen unserer 16 Bundesländer verpflichtend. Große Unternehmen wie Siemens oder BASF stellen sich bereits auf die Umstellung ein, benötigen jedoch konkrete Daten und Planungssicherheit, um die Transformation rechtzeitig gelingen zu lassen.

Derzeitige Entwicklungen in Deutschland - XEinkauf

Doch auch im internen Aufbau hat sich bereits einiges in Deutschland getan, getrieben durch die Koordinierungstelle für IT-Standards (kurz KoSIT). Die XRechnung ist bereits seit 2020 live und wird im August durch ihre neuste Version 2.3 ersetzt. e-Forms - digitale öffentliche Ausschreibungen - werden zum 25.11.2023 verpflichtend und bereits gen Ende des Jahres soll die Version 1.0 der XBestellung veröffentlicht werden. Ziel ist es, die Beschaffung möglichst Medienbruchfrei zu digitalisieren und alle diese Dienste nach Möglichkeit über das Peppol-Netzwerk anbieten zu können. Denn dadurch wäre Deutschland in seiner Beschaffungsinfrastruktur automatisch und ohne Mehrkosten direkt mit den aktuell (Tendenz steigend) 43 Teilnehmerländern des Netzwerkes verbunden. Den aktuellen Stand zu XEinkauf können Sie hier nachschlagen.

Insights zur Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung am Beispiel des THW

Spannend war es auch, sich die Use Cases aus unserer heimischen Wirtschaft anzuhören. So ist es dem THW in den letzten 2 Jahren gelungen ihre 759 Standorte fit für den E-Rechnungseingang zu machen und einen Großteil ihrer Lieferanten dazu zu bewegen, die XRechnung in Zukunft an sie zu stellen - Ergebnis ist bis Ende 2022 eine E-Rechnungsquote von über 50 % - besonderen Mehrwert hatten sie vor allem in der Qualität der Daten, der vereinfachten Analyse & Prüfung, sowie gestiegener Transparenz, geringeren Durchlaufzeiten und auch geringeren Stückkosten pro Rechnung, wenn man Porto und Arbeitszeit mit einberechnet.

Spannend in dem Zusammenhang, war es auch zu hören, dass sich einige Lieferanten zunächst erstmal "weigerten", vor allem aufgrund der Lernhürde & Kosten, die neue Technologien mit sich bringen. Nach einer gewissen Eingewöhnungszeit konnten jedoch nahezu alle Teilnehmer den Mehrwert erkennen, sodass "man sich die XRechnung heute gar nicht mehr wegdenken kann", laut dem THW.

Entwicklungen in unseren Nachbarländern - wie machen es unsere Vorreiter?

Und natürlich wurde auch über unsere wichtigen Partner und EU-Nachbarländer gesprochen und geschaut. Unter anderem hatten wir Vertreter der öffentlichen Digitalisierungsbehörden von Belgien, Luxemburg, Frankreich und Dänemark vor Ort und konnten Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Strategien diskutieren. Alle genannten Länder gelten hierbei als Vorbild, da sie bereits die ersten Schritte für verpflichtendes B2B-E-Invoicing in die Wege geleitet haben.

So hat Dänemark z.B. den Empfang von E-Rechnungen für alle Wirtschaftsteilnehmer verpflichtend gemacht. Damit ist derzeit noch kein Unternehmen in der Bredouille, die B2B-Rechnungen über NemHandel (dänische E-Invoicing-Infrastruktur) zu stellen, können sich aber in die Technologie eingewöhnen und den Mehrwert selbst erkennen, zudem ist dadurch mit Blick auf Sender und Empfänger bereits die "halbe Arbeit" getan. Als weiteres Beispiel einer etwas größeren Volkswirtschaft hat Frankreich bereits einen sehr konkreten Plan für B2B-E-Invoicing und auch grenzüberschreitendes E-Reporting vorgestellt. Hier geht es bereits ab dem 01.06.2024 für alle Unternehmen mit dem Empfang von E-Rechnungen und zunächst sukzessive für Großunternehmen und anschließend bis 2026 auch für Kleinstunternehmen mit der Sendepflicht von E-Rechnungen los.

Resümee:

Mit stetigem Blick auf ViDA wurden die Herausforderungen für die Akteure aus der Wirtschaft und Verwaltung besprochen. Gerade bei den kleineren Unternehmen, die nicht 100+ Rechnungen im Monat stellen wurde deutlich, dass man diese auf die Thematik aufmerksam machen muss und attraktive Möglichkeiten bereitgestellt werden müssen. In diesem Zusammenhang wurde auch nochmal Peppol und DCTCE (dezentrales kontinuierliches Meldesystem) via Peppol eingebracht, da hier ohne viel internes Know-how und Projektkosten die Rechnungsstellung, als auch zukünftig Reporting, bewältigt werden kann.

Es war ein wirklich spannender und intensiver E-Rechnungsgipfel, was auch besonders durch die hohe Teilnehmerzahl aus Politik und öffentlicher Verwaltung in diesem Jahr widergespiegelt wurde. Wir sind gespannt darauf, welche Entwicklungen in den weiteren EU-Ländern gemacht wurden - gerade jetzt im Zusammenhang mit dem ViDA-Vorschlag - und freuen uns schon auf das international europäische Pendant im Oktober.

Sicher ist eines: in genau einem Jahr findet wieder der E-Rechnungsgipfel statt und wir sind sehr gespannt, welche Beschlüsse und Diskussion sich bis dahin hier in Deutschland durchgesetzt haben. Die Frage ist nun nicht mehr, Ob die E-Rechnung und E-Reporting in Deutschland kommt, sondern Wann es so weit ist.

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