E-Invoicing und Peppol In Deutschland

Die Rechnungswelt ist im Wandel: Rund ein Drittel der weltweit ausgestellten Invoices wird mittlerweile papierlos übermittelt – Tendenz stark steigend. Das freut nicht nur die Umwelt, sondern sorgt auch dafür, dass Prozesse in Unternehmen und Behörden deutlich an Effizienz gewinnen.

In Deutschland ist man der Europäischen Norm 2014/55/EU und dem anschließenden VIDA-Vorschlag der EU seit 2019 sukzessive gefolgt und hat die XRechnung bislang nur verpflichtend für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) eingeführt, zunächst ab einer Summe ab 1000 Euro, seit dem November 2020.

Seit dem hat sich einiges in der Bundesrepublik getan, so sind bereits 14 von 16 Bundesländern komplett an die Peppol-Infrastruktur angeschlossen (siehe aktuellen Stand hier). Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes, welches am 27.03.2024 im Bundesgesetzblatt verkündet wurde, kommt die E-Rechnung nun verpflichtend auch für private Unternehmen in Deutschland, zunächst für den Rechnungsempfang und bis 2028 dann vollständig für Empfang/Versand und die Bearbeitung von E-Rechnungen.

Gen Ende des Jahres sollen zudem neue Updates zum Thema XBestellung kommen und die sog. eForms (elektronische öffentliche Ausschreibungen) wurden ab Oktober 2023 bereits für uns verpflichtend.

OZG-RE und ZRE als zentrale Plattformen

Für den Bund wurde eine Plattform inklusive Browserzugang über die Website (ZRE, ORG-RE) eingerichtet, die als Rechnungseingangsplattform für alle Rechnungen an den Bund fungiert. Dort lassen sich, ähnlich wie in Österreich, Rechnungen entweder manuell hochladen und erfassen, automatisiert mittels Web-Service und auch über die Peppol Transportinfrastruktur verschicken. Detailliert können sie hier den B2G-Versand von Rechnungen in Deutschland nachlesen.

Die Planungen der KoSIT für XEINKAUF

Die XRechnung wurde erfolgreich eingeführt und wird derzeit stetig weiterentwickelt. Doch dies ist nur die Spitze des Eisberges, der derzeit im Bereich EDI entwickelt wird. Zum Ende des Jahres soll die Version 1.0 der XBestellung vorgestellt werden – fortan werden also Bestellungen elektronisch aufgegeben und weiterverarbeitet werden. Ein weiterer Schritt ist die Verpflichtung für e-Forms ab dem 25. Oktober 2023 – hierdurch werden elektronische öffentliche Ausschreibungen für alle öffentlichen Einrichtungen zur Pflicht.

Ziel ist es eine möglichst Medienbruchfreie Supply-Chain von der Bestellung eines Produktes oder einer Dienstleistung bis zum Erbringen der Leistungen und der anschließenden Zahlung der Rechnung komplett automatisiert zu erreichen. Als Folge rechnet man nicht nur mit einer erheblichen Effizienzsteigerung, sondern auch mit einer Bekämpfung der Schattenwirtschaft und Vermeidung repetitiver Aufgaben für sendende als auch empfangende Mitarbeiter. Derzeit plant man möglichst all diese Prozesse auf Basis der Möglichkeiten des Peppol-Netzwerkes dort zu integrieren.

Hier können sie fortan den aktuellen Stand von XEinkauf selbst im Blick behalten!

Hintergründe für die Entwicklung von digitalen Daten

Ein globaler Trend, der seit kurzem zunehmend an Tempo gewinnt.

E-Invoicing gibt es klassisch aus dem Bereich EDI - bereits seit über 50 Jahren. Früher war die Technologie noch vor allem bei großen Unternehmen für gewaltige Bestell- und Rechnungsvolumen notwendig. Heutzutage ist der Vorteil durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer deutlicherer auch für kleinere Unternehmen zu spüren - ein Trend, der durch fortwährend effizientere, technologische Lösungen, neue regulatorische Rahmen und die Globalisierung zusätzlich vorangetrieben wird. 

In Europa hat man sich der Thematik mittels Verabschiedung von VIDA angenommen. Dieser europaweite Vorschlag kündigt ein verpflichtendes E-Invoicing und auch E-Reporting-System für europäische Länder an. 

In Deutschland ist man dem EU-Vorschlag mit Verabschiedung des Wachstumchancengesetzes gefolgt. Dieses besagt, dass alle deutschen Unternehmen inländische Rechnungen in Zukunft (01.01.2025) als E-Rechnung empfangen können und bearbeiten müssen. Der Versand wird schrittweise bis 2028 für alle Unternehmen, die anderen Unternehmen Rechnungen ausstellen, verpflichtend gemacht.

Wie nutze ich E-Rechnungen?

Ein Praxisbeispiel: Ein deutsches Unternehmen muss eine E-Rechnung (XRechnung, Peppol BIS, ZUGFeRD) an einen Kunden oder eine öffentliche Einrichtung versenden.

1.       Manuell ohne externe Hilfe bei sehr wenigen Rechnungen (kostenlos): 

B2B & B2G-Empfang:

Nutzen Sie gerne unsere kostenlosen Tools. Mit diesen können Sie autonom und ohne Anmeldung E-Rechnungen, wie gewohnt, via E-Mail empfangen und anschließend manuell hochladen, somit können Sie diese als PDF-/Web-Ansicht in bekannter Form betrachten!

B2G-Versand:

Wenn Sie genug Muße und personelle Arbeitskraft zur Verfügung haben, können Sie über das ZRE oder OZG-RE (je nachdem was Ihnen ihr öffentlicher Partner vorgibt) die Rechnungsdaten der einzelnen Rechnung entweder manuell eintippen oder via OCR auslesen lassen, müssen diese dann aber anschließend auf Richtigkeit prüfen.

2.       Ohne externe Hilfe bei sehr vielen Rechnungen

Hier können sie darüber nachdenken eine Schnittstelle via Webservice einzurichten oder selbst sogar zu einem Peppol Access Point zu werden. Allerdings müssen sie hierbei die Kosten eines Access Points und vor allem das verbundene Know-How, sowie das entsprechende Personal stetig aufrechterhalten.

3.       Lassen Sie sich beim digitalen Datenaustausch von Profis unterstützen!

Egal ob sie noch PDF-Rechnungen oder schon XML (z.B. UBL- oder CII-Rechnungen) der neusten Version im Einsatz haben. Wir können Ihre Daten digitalisieren und konvertieren oder auch einfach nur an Ihre Partner über unsere EDI-Netzwerke (z.B. Peppol oder VAN-Verbindungen) oder auch direkte P2P-Verbindungen weiterleiten. Unser täglich Brot und unsere IT-Expertise sorgen dafür, dass Sie mit bestem Gefühl und im möglichst schnellen Tempo Ihre Partner erreichen und auch bei Übertragungsfehlern nicht Sie in der Bringschuld landen.

Wichtig: Hierbei ist immer von einem vollautomatisierten Versand die Rede. Wir können jedoch in Ausnahmefällen oder zum Testen auch zunächst bei geringen Stückzahlen mit dem Versand einzelner Rechnungen entsprechend der Anforderung Ihrer Partner dienen.

Weiteres:

Über Peppol können Sie nicht nur nach Deutschland, sondern auch z.B. nach Belgien, Luxemburg, Österreich, Frankreich, Norwegen, Dänemark, Schweden, Kroatien, Finnland, Italien, Japan, Australien, USA, Kanada uvm. bereits Rechnungen senden. Sprechen Sie uns gerne auf Ihre individuellen Anforderungen an!

NEUes und Insights:

Ex ante: Der BMF hat verkündet, einen Vorschlag für verpflichtendes B2B-E-Invoicing in Deutschland ab dem 01.01.2025 abzugeben. Lesen Sie hier genaueres!