Der Begriff XRechnung bezeichnet eine strukturierte Rechnung, die maschinell lesbar ist.
Das heißt, es handelt sich bei dieser Rechnung nicht einfach um eine PDF oder anderweitige Textanwendung, sondern die Daten werden durch das Format für die Übertragung an den Empfänger als kompletter Datensatz strukturiert, was das automatische (maschinelle) Einlesen und Weiterverarbeiten ermöglicht.
XRechnung: Informationen zum Format der elektronischen Rechnung
Seit dem 27.11.2020 gilt hierzulande die Pflicht, alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als XRechnung zu erstellen und zu versenden – auch immer mehr Unternehmen stellen mittlerweile um.
Um die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben und weg von Papierrechnungen hin zur elektronischen, papierlosen Variante zu gelangen, wurde die XRechnung gängiges Format für elektronische Rechnungen – und zum bundesweiten Standard im Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Hand. Doch was genau ist eigentlich eine XRechnung und was ist das Besondere an diesem Format? Was unser nationales Format des elektronischen Rechnungsaustauschs im Detail ausmacht, erfahren Sie hier.
Die XRechnung ist das zugrundeliegende technische Format vieler E-Rechnungen. Der Begriff steht für "XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell" und bezeichnet eine codierte Rechnung, die maschinell lesbar ist. Das heißt, es handelt sich bei dieser Rechnung nicht einfach um eine schlichte PDF oder anderweitige Textanwendung, sondern die Daten werden durch das Format für die Übertragung an den Empfänger als kompletter Datensatz strukturiert, was das automatische Einlesen und Weiterverarbeiten ermöglicht. Folgende Angaben sollten Bestandteil der XRechnung sein:
Zum manuellen Erstellen und Verschicken stehen verschiedene Plattformen zur Verfügung. Alternativ besteht auch die Möglichkeit der direkten Übermittlung aus dem internen SAP-System.
Auf den ersten Blick wirkt das Etablieren der XRechnung im Betrieb vielleicht ein wenig kompliziert – doch ist man einmal damit vertraut, wird der tägliche Rechnungsaustausch wesentlich vereinfacht. Denn das Format beinhaltet eine Menge Vorteile. Als technologieneutraler IT-Prozess kann die XRechnung einheitlich von allen Nutzern für das Versenden, die Prüfung, sowie Verarbeitung von Rechnungsdaten verwendet werden. Das gewährleistet wiederum eine unmittelbare, korrekte und sichere Übertragung. Darüber hinaus schrumpfen der bisher für Rechnungen angefallene Papierberg und die Kosten hierfür. Schließlich müssen nicht nur Papier und Porto bezahlt werden, sondern auch die Arbeitszeit, die für das Erstellen einer Papierrechnung benötigt wird und aufgrund der Automatisierung bei der XRechnung wesentlich geringer ausfällt.