E-Rechnung Erstellen & Versenden
Ein globaler Trend, der seit kurzem zunehmend an Tempo gewinnt.
E-Invoicing gibt es klassisch aus dem Bereich EDI - bereits seit über 50 Jahren. Früher war die Technologie noch vor allem bei großen Unternehmen für gewaltige Bestell- und Rechnungsvolumen notwendig. Heutzutage ist der Vorteil durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer deutlicherer auch für kleinere Unternehmen zu spüren - ein Trend, der durch fortwährend effizientere, technologische Lösungen, neue regulatorische Rahmen und die Globalisierung zusätzlich vorangetrieben wird.
In Europa hat man sich der Thematik mittels Verabschiedung von VIDA angenommen. Dieser europaweite Vorschlag kündigt ein verpflichtendes E-Invoicing und auch E-Reporting-System für europäische Länder an.
In Deutschland ist man dem EU-Vorschlag mit Verabschiedung des Wachstumchancengesetzes gefolgt. Dieses besagt, dass alle deutschen Unternehmen inländische Rechnungen in Zukunft (01.01.2025) als E-Rechnung empfangen können und bearbeiten müssen. Der Versand wird schrittweise bis 2028 für alle Unternehmen, die anderen Unternehmen Rechnungen ausstellen, verpflichtend gemacht.
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Was kostet es mich eine E-Rechnung zu erstellen und zu versenden?
Grundsätzlich nichts. Ähnlich wie bei dem Versand einer PDF-Rechnung per Mail müssen Sie lediglich die Kosten für die Technologie (und die Energiekosten zur Nutzung) tragen. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung per Mail basiert eine E-Rechnung strukturell auf der technischen Sprache XML. Durch genaue Strukturen ist es Maschinen möglich, die inhaltlichen Daten automatisch auszuwerten und weiterzuverarbeiten. Zusätzlich werden E-Rechnungen (bestenfalls) über verschlüsselte Übertragungsprotokolle versendet.
Möchten Sie das Erstellen/Versenden einer Rechnung in Ihre weiteren Services und Dienstleistungen nahtlos integrieren, so empfiehlt es sich, eine der vielen Softwarelösungen auf dem Markt oder eine Eigenentwicklung gemäß Ihren Anforderungen in Betracht zu ziehen.
Bei einem automatisierten Versand von E-Rechnungen liegen die Kosten bei deutschen Anbietern derzeit zwischen wenigen Cents und mehreren Euro pro Rechnung, je nach angebotenem Automatisierungsgrad, Leistungsumfang und der Stückzahl an Rechnungen.
Welche Möglichkeiten gibt es um eine E-Rechnung zu Versenden?
Manuelle Plattformen
Derzeit gibt es eine ganze Reihe an Unternehmen, die eigene (kostenlose) Plattformen für den Versand zur Verfügung stellen. Zumeist gilt hier ein Stopp bei ca. 5 Rechnungen pro Monat oder Sie müssen weitere interne Daten mit dem Unternehmen teilen.
Des Weiteren stellen Bund und Länder Plattformen wie das OZG-RE oder ZRE zur Verfügung, um manuell Rechnungen an öffentliche Ämter verschicken zu können.
Die Rechnungen werden hierbei entweder manuell eingetippt oder manuell hochgeladen. Beides sind Lösungen für geringe Stückzahlen, damit der zeitliche Aufwand nicht die Ersparnis übersteigt.
Schnittstelle an Ihr ERP-System
Wenn sich genug Vorwissen und technische Skills in Ihrem Unternehmen befinden, können Sie auch eine eigene Schnittstelle und Lösung für Ihr System entwickeln. Je nachdem, wo die Rechnungen hingeschickt werden müssen, können Themen wie Zertifikate, Wartung, Versionsupdates, neue rechtliche Anforderungen, Übersetzungsaufwände und Kompetenz/Kosten beim eigenen Personal auf Sie zukommen.
Externer Dienstleister
Überlassen Sie den elektronischen Datenaustausch den Profis. Dienstleister wie primeXchange übernehmen gerne sämtliche technologischen sowie rechtlichen Anforderungen, um in den jeweiligen Ländern die E-Rechnung erfolgreich umsetzen zu können.
Noch Fragen?
Gerne helfen wir Ihnen dabei auf die E-Rechnung umzustellen. Wir sind seit 2019 zertifizierter Peppol Access Point und waren bereits zuvor verlässlicher EDI Service Provider für unsere Geschäftspartner z.B. in der Lebensmittel- oder Automobilbranche. Wir helfen Ihnen dabei Ihre Prozesse auf den neusten Stand zu bringen und weltweit Rechnungen und weitere Dokumente zu digitalisieren, zu versenden und zu empfangen. Stand heute bereits in über 50 Ländern.
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