E-Invoicing in Österreich

Wie auch in Deutschland gibt es in Österreich bereits seit geraumer Zeit eine B2G-E-invoicing-Pflicht. Allerdings ist diese derzeit noch auf einige Institutionen beschränkt. Die Österreicher haben bereits im Jahr 2014 eine zentrale Plattform für den elektronischen Rechnungseingang eingeführt - eRechnung.gv.at - und daraufhin die europäischen Entwicklungen abgewartet. Nun ist die zentrale Plattform inzwischen mit dem Peppol Netzwerk verbunden.

Als konsequenter nächster und logischer Schritt folgt eine Verpflichtung für den gesamten B2G-Bereich und daraufhin B2B-Bereich, allerdings gibt es hierfür in Österreich derzeit noch keine gesetzte Frist.

Für diese Behörden gilt die E-Invoicing-Pflicht in Österreich seit dem 01.01.2014

Aktuell ist die elektronische Rechnungsstellung in Österreich lediglich im B2G-Sektor verpflichtend, sollte eine Behörde unter die folgenden Institutionen fallen:

•    Alle Bundesministerien und deren nachgeordneten Dienststellen
•    Parlament
•   Präsidentschaftskanzlei
•   Verwaltungsgerichtshof
•   Verfassungsgerichtshof
•   Volksanwaltschaft
•   Rechnungshof.

Was B2B- oder B2C-Kooperationen betrifft, ist E-Invoicing in Österreich aktuell noch freiwillig. Ähnlich wie in der Föderationspolitik Deutschlands ist die Annahme von elektronischen Rechnungen vor allem bei der Bundesbehörde verpflichtend eingeführt worden. Auf Ebene der Bundesländer ist die Einrichtung und Nutzung noch freiwillig und dementsprechend unterschiedlich weit vorangeschritten.

Versand einer elektronischen Rechnung in Österreich über e-Rechnung.gv.at

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E-Invoicing  im B2G-Sektor?

Um in Österreich den digitalen Rechnungsaustausch zu ermöglichen, wurde bereits im Jahr 2013 eine zentrale Plattform für das Land eingerichtet, welche seit 2014 live ist. Unter eRechnung.gv.at lassen sich per Mausklick Rechnungen anlegen (Rechnungserfassung) und hochladen (Upload). Diese kann der Nutzer dann anschließend an die gewünschte Bundesbehörde versenden, entweder manuell oder automatisiert mittels Webservice – die akzeptierten Formate belaufen sich dabei auf das nationale österreichische Format „ebInterface“ und das Peppol-eigene Format „Peppol BIS“. Innerhalb der zentralen Plattform unterlaufen die Rechnungen noch einer syntaktischen und semantischen Eingangsprüfung und werden daraufhin an den entsprechenden öffentlichen Geschäftspartner weitergestellt.

Derzeit werden rund 2 Millionen E-Rechnungen jährlich an die österreichische E-Invoicing Plattform verschickt. Die Voraussetzungen hierfür belaufen sich auf einen speziellen USP-Login für die Österreicher. Hierfür muss man sich unter eRechnung.gv.at zunächst einmal registrieren.

Empfohlen wird generell der Übertragungsweg Peppol: Alternativ steht dem Rechnungsersteller auch offen, die vom Bund empfohlene Möglichkeit der Rechnungsstellung über das Peppol-Netzwerk, zu nutzen. Hierfür kann der Sender einen Peppol-Dienstleister (sog. Service Provider), wie primeXchange, beauftragen seine Rechnungen direkt an den Access Point der österreichischen Verwaltung zu senden. Für den Sender bleibt somit alles im bekannten systemeigenem Format und der Provider kümmert sich darum, dass die Daten im gefordertem Format Ihre Partner erreichen. Zudem können Sie auch zahlreiche andere Empfänger in Österreich und der Welt über Peppol erreichen.

Ein Praxisbeispiel: Über Peppol eine Rechnung nach Österreich senden

Wenn Sie mit einem ERP-System wie z.B. SAP arbeiten, werden Ihre IDocs (Dokumente, z.B. Rechnungen, innerhalb des SAP Warenwirtschaftssystems) vollautomatisch aus Ihrem SAP-System in das von Ihren Partnern geforderte ebInterface- oder Peppol BIS-Format konvertiert und können anschließend direkt per Peppol weiter an Ihre Auftraggeber verschickt werden. Damit Sie Ihre Rechnungsdaten ordnungsgemäß archivieren können, werden diese zudem automatisch an Ihr System zurückgesendet, alternativ können wir Ihnen auch für die Archivierung Lösungen bieten.

Wichtig: Ähnlich funktioniert das Ganze auch, wenn Sie aktuell noch mit PDF-Rechnungen oder eigenen sog. Insellösungen arbeiten – wir richten eine Schnittstelle zu Ihrem System ein und kümmern uns darum, dass Ihre Daten im geforderten Format Ihre Partner effizient und sicher erreichen - unabhängig von Ihrem bevorzugten Übertragungskanal.

Unsere Digibridge lässt sich individuell auf Ihre Kundenbedürfnisse anpassen!

Haben Sie fragen rund um den Versand Ihrer Rechnungen oder auch zukünftig Bestellungen nach Österreich? Sprechen Sie uns gerne darauf an!