E-Invoicing und Peppol in Belgien
Seit 2008 hat sich Peppol aus der Pilotphase in ein produktives Netzwerk für öffentliche Beschaffungsprozesse entwickelt. Seit 2012 ist die non-profit-organisation Openpeppol, welche das Netzwerk verwaltet, in Belgien ansässig. Die belgische Peppol Authority ist zugleich auch das belgische Ministerium für Politik und Unterstützung öffentlicher Dienste, sowie digitale Transformation, die BOSA -DT. Dementsprechend setzen die Belgier in Sachen E-Rechnung und zukünftig E-Reporting voll und ganz auf die Peppol-Infrastruktur.
Am 09. März 2022 wurde durch einen neuen Entwurf des könglichen Erlasses die E-rechnungs-Pflicht für B2G-Transaktionen offiziell verpflichtend eingeführt. Bis zum 01.03.2024 haben Unternehmen, die Ihre Rechnungen nach oder innerhalb von Belgien verschicken, Zeit Ihre Systeme entsprechend umzustellen.
Derzeit ist eine E-Invoicing-Pflicht für B2B-Geschäfte sowohl auf empfangender als auch sendender Seite für Anfang 2026 geplant.
Das Peppol 4-Ecken Modell
wie genau funktioniert e-Invoicing über Peppol in Belgien?
Grundsätzlich setzt Belgien in Sachen E-Rechnung voll und ganz auf Peppol. Das bedeutet, dass sich Rechnungssender als auch Rechnungsempfänger mit einem Peppol-Dienstleister Ihrer Wahl verbinden müssen, dieser kümmert sich um rechtliche Compliance und den sicheren Versand Ihrer Rechnung über das Peppol Netzwerk. Um den Wirtschaftsteilnehmern die Umstellung von Papier und PDF zu elektronischen Rechnungen zu erleichtern wurden zusätzlich zur Peppol-Infrastruktur 2 Plattformen, jeweils für den Versand und für den elektronischen Rechnungsempfang eingerichtet, diese stehen allerdings lediglich belgischen Unternehmen zur Verfügung.
Mercurius
Mercurius ist eine über den Browser erreichbare Plattform mit der Unternehmen Ihre Rechnungen manuell eintippen und hochladen können. Diese werden von Mercurius in maschinenlesbare XML-Dateien konvertiert und über Peppol an den gewünschten Empfänger versendet. Die Plattform ist aufgrund des hohen manuellen Aufwandes für kleinere Unternehmen gedacht, die zunächst nur an wenige öffentliche Partner Ihre Rechnungen versenden müssen.
Hermes
Zusätzlich zu Mercurius wurde die Hermes-Plattform eingeführt. Über Hermes können sich belgische Unternehmen Rechnungen, die über Peppol versendet werden, im PDF-Format als E-Mail zuschicken lassen, sodass sie menschenlesbar werden. Im Prinzip fungiert sie also als technisches Gegenstück zu Mercurius, die XML-Dateien zur PDF-Rechnungen umwandelt. Da die E-Rechnung in ganz Europa zukünftig verpflichtend wird und die Plattformen ausschließlich von belgischen Unternehmen genutzt werden können, sind sowohl Mercurius als auch Hermes als Übergangslösungen insb. für kleine Unternehmen zu betrachten.
Zusammengefasst: die Übertragungswege einer E-Rechnung und weiteres Wissenwertes
Peppol
Für die Nutzung von Peppol müssen Sie sich mit einem Peppol Provider verbinden. Dieser sorgt dann für alles weitere. Er registriert Sie im Netzwerk falls Sie Rechnungen über Peppol empfangen möchten. Er sorgt für rechtliche Compliance beim Austausch mit anderen Ländern, kümmert sich um die Wartung und Versionsupdates und liefert Support falls ein Transfer nicht auf Anhieb funktioniert.
Mercurius
Zusätzlich zu Peppol eingerichtete Plattform. Diese ist komplett mit dem Peppol-Netzwerk verbunden und hilft vor allem kleineren Unternehmen, die derzeit noch technisch nicht in der Lage sind E-Rechnungen zu versenden, dabei Ihre Rechnungen zu XML-Dateien zu konvertieren und über Peppol anschließend zu versenden. Ausschließlich für belgische Unternehmen nutzbar.
Hermes
Gegenstück zu Mercurius. Hilft vor allem kleineren Unternehmen dabei E-Rechnungen empfangen zu können. Diese werden über Peppol übermittelt, in eine PDF umgewandelt und den Teilnehmern via E-Mail zugestellt. Ebenfalls eine Übergangslösung für ausschließlich belgische Unternehmen.
EDI
Bestehende Systeme wie z.B. EDIFACT, sollen auch weiterhin nutzbar sein, gfs. müssen EDIFACT-Nachrichten auf den neusten Stand (EN 16931-konform) gebracht werden. Zusätzlich werden in Zukunft weitere Informationen im Rahmen einer E-Reporting Pflicht auch in den EDIFACT-Nachrichten untergebracht werden müssen.
E-Reporting
Man spricht gerne vom Peppol 5-Ecken Modell oder DCTCE - Decentralized Continous Transaction Control and Exchange Model. In Belgien ist bereits geplant den Versand von steuerlichen Informationen auch über das Peppol-Netzwerk erfolgen zu lassen. Mit Peppol ist man hier auf der sicheren Seite, weitere Formate müssen sich entsprechend der gesetzlichen Entwicklungen anpassen.
Der EDI-Standard EDIFACT, bislang in weiten Teilen Belgiens der Status quo in Sachen E-Rechnung, wird dadurch aber nicht automatisch an Bedeutung verlieren. Bestehende Systeme, die bereits EDIFACT nutzen, können dieses beibehalten – mit der Voraussetzung, dass sowohl Kunde als auch Lieferant hiermit einverstanden sind. Die Empfehlung liegt dennoch klar auf der PEPPOL-Infrastruktur.
Ein Praxisbeispiel: Über Peppol eine Rechnung nach Belgien senden
Wenn Sie mit einem ERP-System wie z.B. Microsoft Navision, SAP oder weiteren arbeiten, werden Ihre Dokumente (z.B. Rechnungen) vollautomatisch aus Ihrem ERP-System in das von Ihren Partnern geforderte Peppol BIS-Format konvertiert und können anschließend direkt per Peppol weiter an Ihre Auftraggeber verschickt werden. Damit Sie Ihre Rechnungsdaten ordnungsgemäß archivieren können, werden diese zudem automatisch an Ihr System zurückgesendet, alternativ können wir Ihnen auch für die Archivierung Lösungen bieten.
Wichtig: Ähnlich funktioniert das ganze auch, wenn Sie aktuell noch mit PDF-Rechnungen oder eigenen sog. Insellösungen arbeiten – wir richten eine Schnittstelle zu Ihrem System ein und kümmern uns darum, dass Ihre Daten im geforderten Format Ihre Partner effizient und sicher erreichen - unabhängig von Ihrem bevorzugten Übertragungskanal.
Unsere Digibridge lässt sich individuell auf Ihre Kundenbedürfnisse anpassen!
Haben Sie fragen rund um den Versand oder Empfang Ihrer Rechnungen oder auch Bestellungen nach belgien? Sprechen Sie uns gerne darauf an!
Als zertifizierter Access Point Provider sind wir Ihre EDI-Schnittstelle und übernehmen Ihre Anbindung an die Community.
Sprechen Sie uns gerne direkt darauf an, unsere Mitarbeiter stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Wir sind offizieller Partner der von der belgischen Regierung (BOSA-DT) eingerichteten E-Rechnungsplattform e-rechnung.belgium.be und helfen bereits vielen unserer Kunden Ihre Geschäftsdokumente sicher von oder nach Belgien zu senden.