E-Rechnung in Deutschland: Wie erstelle und versende ich eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung kommt in Deutschland schrittweise ab 2025 - hier erfahren Sie wie Sie als Unternehmen auf die E-Rechnung umstellen können und welche Alternativen es gibt:

In unserem vorherigen Artikeln sind wir darauf eingegangen wie man gemäß den individuellen Anforderungen bestmöglich eine E-Rechnung empfangen kann. Damit beziehen wir uns auf die durch das Wachstumschancengesetz beschlossene Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen bei B2B-Rechnungen innerhalb Deutschlands, die ab dem 01.01.2025 in Kraft tritt. 

Nun möchten wir jedoch auf die folgenden Fristen blicken und Ihnen die auf dem Markt befindlichen Lösungen vorstellen, um eine E-Rechnung zunächst erstellen zu können und diese sicher an den gewünschten Empfänger zu versenden.

Hierbei gelten nach aktuellem Plan folgende Fristen: 
01.01.2025 > Grundsätzliche Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen für Unternehmen. 
31.12.2026 > Alle Unternehmen ab 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen senden.
01.01.2028 > Grundsätzliche Verpflichtung zum Versand und Empfang von E-Rechnungen für B2B- und B2G-Rechnungen innerhalb Deutschlands.

In Deutschland ist hierfür die XRechnung als nationaler Standard für inländischen E-Rechnungsverkehr entwickelt worden. Als Unternehmen, welches aktuell noch nicht mit E-Rechnungen, E-Bestellungen usw. arbeitet, müssen Sie sich also mit entsprechenden Lösungen für die regulatorischen Anforderungen beschäftigen. 

 

Wieso sollte ich eine E-Rechnung nutzen?

Vorteile:

• Strukturiertes maschinenlesbares Format (weniger Fehler, schnellere Bearbeitung)
• In Zukunft wird eine PDF-Rechnung keine valide Rechnung nach deutschem und europäischem Recht mehr darstellen; bereits jetzt wird die E-Rechnung als führend angesehen.
• Versand empfohlen über verschlüsselte Übertragungswege (sicherer Transport)

Nachteile:

• Investitionen in Software oder Personal um die rechtlichen Anforderungen umzusetzen
• (nicht menschenlesbar), wird durch Softwarelösungen wie den XRechnungs-Viewer gelöst

Sie benötigen also in Zukunft eine Lösung um eine EN-16931-konforme XML-Datei (z.B. eine XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol-Rechnung) erstellen und versenden zu können. 

 

Möglichkeiten eine E-Rechnung zu erstellen:

• manuelle Datenerfassung via eintippen der Rechnungspositionen in kostenlose E-Rechnungs-Tools (kostenlos nutzbar, allerdings mit manuellem Aufwand verbunden)
• eigene Lösung entwickeln oder externe Software einkaufen und in das eigene System einspeisen (technisch als auch rechtlich selbstverantwortlich)
• einen Dienstleister für den digitalen Dateiverkehr beauftragen (Anbindung an Ihr eigenes System, Verantwortlichkeiten, Support und Wartung liegt beim Dienstleister).

 

Lösungsansätze im Detail:

1. Kostenlos und manuell: Wir stellen Ihnen kostenlos unseren XRechnungs-Generator zur Verfügung. (Kostenlos nutzbar ohne Anmeldung, validiert die Dateien und gibt Anleitung sowie weitere Funktionen).

2. Automatisiert: automatische Lösung durch einen Dienstleister oder interne Spezialisten.

Lösung 1: Mittels manuellem Eintippen der Rechnungspositionen, können Sie sich mit dem XRechnungs-Generator einzelne XRechnungen kostenlos erstellen und validieren lassen. Diese können Sie dann wie gewohnt kostenlos per E-Mail oder einem anderen Übertragungskanal an Ihre Partner versenden.

Lösung 2: stellt Ihnen einen automatisierten Service zur Verfügung. Entweder Service Provider wie primeXchange helfen Ihnen dabei intern automatisiert gesetzeskonforme XML-Dateien (z.B. E-Rechnungen) erzeugen zu können. Oder Sie übermitteln uns Ihre Dokumente (z.B. PDF) so wie sie heute sind und wir konvertieren diese in XRechnungen oder andere EDI-Formate der neusten Version und verschicken diese anschließend über gesicherte Netzwerke und Server in Deutschland und Europa.

 

Möglichkeiten eine E-Rechnung zu versenden:

• Peppol (öffentlich adressiertes gemeinsames Netzwerk)
• VAN-Netzwerke (von privaten Anbietern gehostete Netzwerke)
• Lieferantenportale (Portale von Unternehmen und staatlichen Einrichtungen)
• P2P-Verbindungen (Einzelverbindungen zwischen 2 Geschäftsparteien)
• E-Mail und weitere nicht verschlüsselte Übertragungswege (nicht empfohlen da unverschlüsselt).

 

Wie versende ich E-Rechnungen?

Peppol - P2P-Verbindungen - VAN-Netzwerke - Lieferantenportale - E-Mail - was ist der richtige Übertragungsweg einer E-Rechnung für mein Unternehmen?

Um eine E-Rechnung an den gewünschten Empfänger zu übertragen müssen Sie einen geeigneten Übertragungskanal wählen. Hierbei müssen Sie sich mit verschiedenen verschlüsselten Übertragungswegen (AS2/4, SFTP, API, OFTP2 usw.), eigenen Lieferantenportalen (ZRE,OZG-RE) und gängingen Übermittlungsmöglichkeiten wie E-Mail auseiandersetzen. Öffentliche Einrichtungen sind von dem IT-Planungsrat seit Oktober 2023 dazu aufgefordert worden eine Peppol-Schnittstelle zu unterstützen, um besonders sicheren und grenzüberschreitenden Versand zu gewährleisten. E-Mail wird voraussichtlich vorrübergehend ein genutzter Kanal sein, da dieser bereits bei vielen Unternehmen bekannt und etabliert (sowie kostenlos) ist. Mit Blick auf zukünftige Sicherheitsanforderungen und den regulatorischen Entwicklungen empfehlen wir Ihnen jedoch rechtzeitig zu einer verschlüsselten Verbindung zu wechseln, um potenzielle Sicherheitslücken schnellstmöglich zu schließen.

Die primeXchange GmbH ist seit 2019 zertifizierter Peppol Access Point und SMP und war bereits zuvor verlässlicher EDI-Anbieter für unsere Partner z.B. in der Lebensmittel oder Automobilbranche. Gerne unterstützen wir Sie als Peppol Service Provider bei der unkomplizierten Anbindung an das Peppol-Netzwerk und generell als EDI Service Provider im weltweiten Versand und Empfang von elektronischen Dokumenten. 

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